Gelen Evrak

 

GENEL EVRAK BİRİMİ:

Kurum içi ve kurum dışı yazışmalar sonucu gelen ve giden evrakların; çabuk, verimli, güvenli ve gizlilik ilkesine uyarak tasnif ve dağıtımının tek elden, evrak kayıt numarası vererek ilgili yerlere zamanında ulaşmasını sağlamakla görevlidir.


 

GELEN EVRAK

Posta, kurye, (elden) veya kargo ile gelen, birimlerce teslim alınan dilekçe ve evraklar “gelen evrak kayıt defteri” sırayla evrakın geliş sıra numarası, tarihi geldiği yer evrakın tarihi ve numarası, cinsi varsa eki, sayısı, konusu ve havale edilen birimi belirtilmek suretiyle kaydedilir.

1-Teslim alınan evraklar konularına ve ilgili birimlerine göre tasnif (ayırma) edilerek kayıt işlemi o gün itibariyle evrakın arka yüzüne veya uygun bir yerine yapılır.

2- Yapılan bütün kayıt işlemlerinde hane ve sütunlar tam ve doğru olarak doldurulmalıdır.

3-Kayıtlar tarih ve sıra numarası takip edilecek şekilde yapılmalıdır.

4-Her sayfadaki kayıtların altı boş bırakılmadan başka bir kayıta imkan vermeyecek şekilde kapatılmalıdır.

5-Gelen özel mektuplar işleme alınmaz.

6-Gelen fakslar normal evrak gibi kayıt işlemine tabi tutulup, faks teyitlerine faksa verilen numara verilir.

7-Gelen evrakların kayıtları günlük olarak yapılır.

8-Gizlilik dereceli yazıların kayıt ve sayı verme işlemleri zarfların üzerine yapılır.